Dienstrad für Arbeitgeber: Ablauf, Kosten, Pflichten

Ein Dienstrad-Angebot einzuführen kostet dich als Arbeitgeber laut den Anbietern kein Entgelt, verlangt aber vier Entscheidungen: Gehaltsumwandlung oder Zusatzleistung, Preisgrenze, Kreis der Berechtigten und Zuschuss. Im Jahr 2025 arbeiteten 342.000 Arbeitgeber, Soloselbstständige eingerechnet, mit einem Dienstradleasing-Anbieter zusammen, zählen Deloitte und Zukunft Fahrrad. Die Technik ist bei den Anbietern ähnlich. Ob das Angebot im Betrieb gut läuft, entscheiden die Regeln, die du vorher festlegst.

Vertraglich sind es meist drei Verbindungen. Der Dienstleistungsvertrag mit dem Anbieter gibt dir Zugang zum Portal. Der Leasingrahmenvertrag besteht zwischen dir und der Leasinggesellschaft und legt unter anderem Abrechnung, Versicherung und Service für alle späteren Einzelverträge fest. Der Überlassungsvertrag zwischen dir und den Beschäftigten ergänzt den Arbeitsvertrag; dort steht, wie das Rad genutzt wird und wie hoch die Umwandlungsrate ist. So beschreibt es JobRad für das eigene Angebot. Der Arbeitgeber ist in diesem Aufbau der Leasingnehmer, der Anbieter nur Vermittler (Deloitte).

Erst das Modell klären: Umwandlung oder Zusatzleistung#

Bei der Gehaltsumwandlung sinkt das Bruttogehalt um die Leasingrate, und die Beschäftigten bekommen dafür das Rad. Den Nutzungsvorteil müssen sie versteuern: monatlich 1 Prozent eines auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels der unverbindlichen Preisempfehlung, wenn das Rad erstmals nach dem 31. Dezember 2018 und vor dem 1. Januar 2031 überlassen wird (Rdnr. 2 des Länder-Erlasses vom 09.01.2020). Maßgeblich ist die Preisempfehlung bei Inbetriebnahme, nicht der Kaufpreis. Bei einem Rad mit 3.000 Euro Preisempfehlung sind das 750 Euro als Viertel, abgerundet 700 Euro, davon 1 Prozent: 7 Euro im Monat. Die 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge gilt dafür nicht (Rdnr. 3).

Bei der Zusatzleistung zahlst du das Rad selbst, zusätzlich zum geschuldeten Lohn. Dann ist der Vorteil nach § 3 Nr. 37 EStG steuerfrei, letztmals für den Veranlagungszeitraum 2030 (§ 52 EStG). „Zusätzlich“ definiert § 8 Abs. 4 EStG mit vier Merkmalen; unter anderem darf der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt werden. Eine Gehaltsumwandlung erfüllt das nicht, wie die Wissenschaftlichen Dienste des Bundestages unter Verweis auf ein BMF-Schreiben vom 5. Februar 2020 festhalten. Wie die beiden Wege in der Einkommensteuer zusammenhängen und was für S-Pedelecs gilt, steht im Hintergrund zur Steuer beim Dienstrad.

Unsere Empfehlung: Starte mit der Umwandlung und, wenn dir die Attraktivität wichtig ist, einem festen Zuschuss. Die Zusatzleistung ist die teuerste Variante (Rechnung weiter unten) und dürfte sich vor allem dort lohnen, wo Beschäftigte mit niedrigem Gehalt erreicht werden sollen. Für Mini- und Midijobs, Mindestlohnbezug, Auszubildende und befristete Verträge mit kurzer Restlaufzeit sagt JobRad selbst, das Leasing passe nicht in allen Fällen.

So läuft die Einführung ab#

1. Modell, Preisgrenze und Berechtigte festlegen

Die Preisgrenze entscheidet, welche Räder überhaupt infrage kommen. In der Modelldatenbank liegt die Preisempfehlung im E-Bike-Marktbericht im Median bei 4.499 Euro (n = 1.249 Modelle mit Preisempfehlung, Stand 01.10.2026). Von diesen Modellen beginnen 153 unter 3.000 Euro, das sind 12 Prozent. Eine Grenze von 3.000 Euro lässt also nur etwa jedes achte E-Bike zu. Sie liegt zudem unter dem Durchschnittspreis von rund 3.460 Euro, den geleaste Diensträder laut Deloitte 2025 hatten. Eine Grenze bei 4.500 Euro lässt dagegen etwa die Hälfte der Modelle zu. Zur Orientierung nach unten: JobRad nennt einen Mindestpreis von 749 Euro je Rad einschließlich Zubehör.

Wer teilnehmen darf, entscheidet das Unternehmen, sagt JobRad. Schließt du Gruppen aus, brauchst du nach Darstellung einer Arbeitsrechtskanzlei einen sachlichen Grund, etwa die Probezeit; der Gleichbehandlungsgrundsatz verbiete den Ausschluss ohne Grund.

2. Betriebsrat und Tarifrecht klären

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG hat der Betriebsrat bei Fragen der betrieblichen Lohngestaltung mitzubestimmen, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht. Die Kanzlei Pöppel liest das so: Ob du ein Angebot machst, entscheidest du allein, über das Wie musst du dich mit dem Betriebsrat einigen. Das ist die Auffassung einer Kanzlei und keine Rechtsberatung für deinen Fall. Falls es einen Betriebsrat gibt, spare dir Zeit und beziehe ihn vor der Anbieterwahl ein. Gilt für dich ein Tarifvertrag, schau nach, ob er Fahrradleasing schon regelt; für die Textil- und Bekleidungsindustrie gibt es nach JobRad einen Rahmentarifvertrag zum Fahrradleasing zwischen dem Gesamtverband der Textil- und Modeindustrie und der IG Metall. Für Kommunen und Länder gelten eigene tarifliche Regeln, die der Ratgeber zum öffentlichen Dienst erklärt, auch zum Bund.

3. Anbieter wählen und Rahmenvertrag schließen

Der Rahmenvertrag ist bei JobRad nach eigener Aussage digital abschließbar, kostenfrei und ohne Verpflichtung. Lease a Bike prüft zuvor die Bonität deines Unternehmens und schaltet erst danach das Portal frei. Worauf es beim Vergleich ankommt, steht im Ratgeber zum Anbietervergleich. Eine Übersicht mit offen gelegten Kriterien bietet die Anbieterübersicht.

4. Überlassungsvereinbarung und Lohnabrechnung vorbereiten

Die Überlassungsvereinbarung regelt, wie lange das Rad überlassen wird und was bei Sonderfällen gilt: Langzeiterkrankung, Elternzeit, Kündigung, Diebstahl. Die Kanzlei Pöppel nennt genau diese Fälle als regelungsbedürftig; was bei Krankheit, Elternzeit und Kündigung gilt, steht im Ratgeber zu Krankheit, Elternzeit und Jobwechsel. Lease a Bike bietet für den Wegfall der Lohnfortzahlung einen Ratenausfallschutz, der die Raten zeitlich begrenzt übernimmt. Frag deinen Anbieter, ob er das ebenfalls bietet, wie lange er zahlt und was danach gilt; der Anbietervergleich nennt die Bedingungen.

Für die Abrechnung behältst du die Lohnsteuer ein (§ 38 Abs. 3 EStG). Die Bemessung folgt der Preisempfehlung bei Inbetriebnahme einschließlich Umsatzsteuer; der Erlass sieht den Wert für alle privaten Fahrten, Wege zur Arbeit eingeschlossen, als abgegolten an. Lease a Bike stellt nach eigenen Angaben einen Export der Daten für die Gehaltsabrechnung bereit. Die Einordnung für deinen Betrieb ist Sache der Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung.

5. Angebot ankündigen und den Betrieb übernehmen

JobRad liefert ein Kommunikationspaket mit Textvorlagen und benennt Bevollmächtigte: feste Ansprechpersonen im Unternehmen, die Bestellungen im Portal prüfen und freigeben. Bei Lease a Bike genügt ein Klick zur Freigabe. Viele Unternehmen starten laut JobRad zunächst mit einem oder wenigen Rädern. Plane die Freigabe so ein, dass sie nicht an einer einzigen Person hängt.

Was es dich kostet und was nicht#

Die Anbieter nennen ihre Dienstleistung für Arbeitgeber kostenlos. Dass sie trotzdem verdienen, erklärt Deloitte mit dem Erlösmodell: Die Leasingbank zahlt dem Anbieter eine Vermittlungsprovision, ebenso die Versicherung, und zwischen Händler und Anbieter fließt eine Vermittlungsgebühr. Bezahlt wird der Anbieter also von Dritten, nicht von dir. Ob und wie sich das in den Leasingkonditionen niederschlägt, siehst du nur im Angebot. Vergleiche deshalb Angebote für dasselbe Rad.

Eigene Kosten entstehen an drei Stellen. Ein Zuschuss ist freiwillig; Deloitte nennt den Arbeitgeberbeitrag zum Leasing in der eigenen Rechnung ausdrücklich freiwillig. Zeit kostet die Abrechnung, und das Ausfallrisiko trägst du, wenn Raten weiterlaufen, während kein Gehalt fließt. Dem steht gegenüber, was die Anbieter als Ersparnis nennen: Sinkt das Entgelt, sinken die Sozialabgaben, und davon sparst du als Arbeitgeber einen Teil. JobRad spricht von Einsparungen bei den Lohnnebenkosten; die Höhe hängt von deinen Beitragssätzen ab und lässt sich ohne deine Daten nicht beziffern.

Die folgende Beispielrechnung beruht auf diesen Annahmen: 36 Monate Laufzeit; Zuschüsse von 20 und 50 Euro im Monat sind angenommene Werte zum Rechnen, keine Marktwerte; die volle Rate stammt aus dem Rechenbeispiel von Deloitte (Rad mit 3.000 Euro Preisempfehlung, Leasingrate 86 Euro plus Servicepaket 23 Euro im Monat, zusammen 109 Euro) und ist kein Anbieterangebot.

Nicht enthalten sind Lohnnebenkosten auf den Zuschuss, die steuerliche Einordnung des Zuschusses im Einzelfall und der Verwaltungsaufwand. Gegentest: Bei 20 Rädern kostet der Zuschuss von 20 Euro 14.400 Euro über die Laufzeit, die volle Zusatzleistung 78.480 Euro. Wer über die Zusatzleistung nachdenkt, sollte diese Größenordnung kennen, bevor die Zusage ausgesprochen wird. Beschäftigte rechnen ihre Nettobelastung im Dienstrad-Rechner; die Rechnung für den Betrieb macht die Lohnbuchhaltung.

Stolpersteine bei der Einführung#

Umwandlung und Zusatzleistung vermischen. Wer das Gehalt senkt und das Rad als „Extra“ bezeichnet, erfüllt das Merkmal „zusätzlich“ nicht. Die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 37 EStG fällt dann weg.

Den falschen Wert ansetzen. Maßgeblich für den Vorteil ist die Preisempfehlung bei Inbetriebnahme einschließlich Umsatzsteuer, nicht der Preis, den der Händler am Ende berechnet (Rdnr. 2 des Erlasses).

Sonderfälle offen lassen. Wer Elternzeit, Langzeiterkrankung und Kündigung nicht regelt, entscheidet sie später unter Druck. Die Raten laufen weiter, auch wenn kein Gehalt fließt.

Die Preisgrenze zu niedrig ansetzen. Eine Grenze unter dem Durchschnittspreis geleaster Diensträder macht das Angebot für genau die Beschäftigten unattraktiv, die ein E-Bike wollen.

Die Übernahme nach 36 Monaten vergessen. Das Rad geht am Vertragsende zurück oder wird gekauft. Zum Kauf unter Marktwert gibt es eigene steuerliche Regeln, die der Arbeitgeber kennen sollte, weil er sie mit abrechnet; der Ratgeber zur Übernahme nach 36 Monaten erklärt sie.

Die Rechnung für deinen Betrieb machen Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung; hier steht eine allgemeine Einordnung der Rechtslage, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Solo-Selbstständige gelten andere Regeln, die der Ratgeber zum E-Bike-Leasing für Selbstständige erklärt.